Alte Routinen überwinden, neue Routinen finden

Michael Hübler Zeitmanagement & Motivation 2 Comments

Wer kennt das nicht? Im Arbeits- und Privatleben schleicht sich schnell manche Routine ein, die anschließend schwer wieder abzustellen ist. Dadurch wird Arbeitsmaterial nicht mehr gefunden. Die Papierberge auf dem Schreibtisch wachsen an. Aus solchen Routinen wieder herauszufinden und vor allem neue zu etablieren, erscheint schwer. Zu oft rutscht das Gewohnheitstier Mensch wieder in seine alten Abläufe und Strukturen.

Hier kann die 5S-Methode zur Arbeitsplatzorgansiation und -standardisierung gute Dienste leisten, um die Arbeitseffizienz und Produktivität durch verringerte Suchzeiten zu erhöhen. Und so geht’s:

1. (Aus-)Sortieren

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz durchgehen: Was davon brauchen Sie wirklich und was nicht? Was brauchen Sie häufiger und was weniger häufig? Gibt es Orte, an denen manche Dinge besser aufgehoben wären (Lager, Keller, Kollege)? Können Sie manche Dinge komplett entsorgen, weil Sie sie niemals benutzen? Aussortiert bzw. gelöscht werden können aber auch e-mails oder alte Dateien. Und weiter: Denken Sie bei manchen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, die Sie ungern machen wollen, genau darüber nach, warum dies so ist. Und dann heisst es: Change it, love it oder leave it. Sprich: Kann ich etwas verändern? Wenn nein, gibt es nur zwei weitere Möglichkeiten: Akzeptieren und lieben lernen oder (vielleicht doch lieber dieses Facebook-Kontakt) löschen!? Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie etwas „löschen“ können, richten Sie dafür einen vorübergehenden Platz ein und verfassen dem „Ding“ ein Haltbarkeitsdatum: Wenn sich nicht innerhalb des nächsten Monats ein Nutzen ergibt: Weg damit. Stellen Sie sich im Zweifel die Frage, die wir auch aus dem Linder-Axiom kennen: Was kostet mich eine Neuanschaffung und was kostet mich die Lagerung (inkl. Abstauben und Nerven)?
Effekt: Mehr Übersicht, Platzgewinn, Gedanken über Wertigkeit

2. Systematisieren und ordnen

Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie die Anordnung der Gegenstände. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie Papierstapel wegschieben und durchwühlen? Vielleicht hilft Ihnen eine kleine Skizze Ihrer Greif- oder Laufwege. Das Faultier in uns sagt: Der Weg eines Dokumentes von Ihrer Hand zu seinem angestammten Ort muss so kurz wie möglich sein. Manchmal sind zur Hilfe entsprechende Markierungen und Beschriftungen (z.B. auf Ordnern) sinnvoll, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wiederzufinden. Auch die üblichen Reiter und Unterteilungen in Ordnern und Schubfächern sind unumgänglich. Überlegen Sie, wie lange Sie benötigen, um etwas zu finden. Ist es bei einem regelmäßig benutzen Objekt (z.B. ein Taschenrechner) länger als 1 Minute, sollten Sie darüber nachdenken, was Sie verändern können.
Effekt: Übersichtlichkeit, schneller Zugriff, Zeitgewinn, Stressreduzierung, Fehlervermeidung

3. Sauberkeit

Hier geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz zu säubern, um ihn für sich selbst, für Kunden und Kollegen einladender zu machen, sondern auch um den Aspekt der Gesundheit bzw. des Ausschaltens von Gefahrenquellen. Der Reinigungsaspekt kann sich sowohl auf die reale als auch virtuelle Welt beziehen (Stichwort: Virenscanner, um den Computer wieder schneller zu machen). Zudem sollten Bedingungen geschaffen werden, damit das Reinigungspersonal auch reinigen kann (z.B. leere Tische).
Effekt: Vorbeugende Wartung durch Mängelerkennung, Erhöhung der Arbeitssicherheit, höhere Motivation der Mitarbeiter durch Wohlbefinden, Langlebigkeit der Akten, Werterhaltung

4. Standardisierung und Routinen

Die erarbeiteten Grundlagen werden in diesem Schritt standardisiert und auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Um auch langfristig erfolgreich zu sein, lohnt es sich die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. In so mancher Ausgabe der „Brigitte“ wird schon seit vielen Jahren der morgendliche 15-Minuten-Gang durch die Wohnung propagiert, um erst einmal das Gröbste aufzuräumen. Warum also nicht auch im Büro? Jeder Mitarbeiter nimmt sich folglich einmal täglich fünf Minuten Zeit, am besten gleich am frühen Morgen, um auf seinem Arbeitsplatz wieder die herkömmliche Ordnung herzustellen und somit auch beizubehalten. So können auch Tagesroutinen eingeführt werden wie:

  • 8:00-8.30 die wichtigsten Mails beantworten,
  • Tagesübersicht erstellen bis 9.00. Auf der To-Do-Liste die 1-3 wichtigsten Aufgaben markieren und die ersten Schritte dazuschreiben,
  • 9-12.00 Kundenkontakte, dazwischen an den anstehenden Aufgaben arbeiten. Usw.

Sich (neue) Routinen anzueignen heißt aber auch alte Routinen zu verändern. Überlegen Sie sich daher bei jedem mal, wenn Sie etwas ablegen wollen: Passt es dorthin? Wenn nein: Legen Sie es an seinen angestammten Platz oder finden Sie einen geeigneten. Stellen Sie sich die Frage: Was habe ich mir über die Zeit hinweg angewöhnt (z.B. Mappe herausnehmen und nicht mehr zurücklegen) und was möchte ich verändern? Auf Teamebene haben sich für Routinen sogenannte One-Page-Standards (Infografiken, Prozessabläufe, Entscheidungsbäume o.ä.) als erfolgreich herauskristallisiert.

Dazu Erkenntnisse aus der Lernpsychologie:

  • 1. Machen Sie mind. jeden 2.Tag etwas für Ihre Ordnung.
  • 2. Halten Sie die neuen Gewohnheiten 4-6 Wochen durch.

Erst dann kann eine neue zur alten Gewohnheit werden.
Effekt: Neue Gewohnheiten werden trainiert, der Standard wird gehalten und wirkt sich auch schnell auf die Umgebung (z.B. neue Mitarbeiter) aus. Wenn die neuen Routinen zu alten Routinen werden, läuft alles von alleine.

5. Selbstdisziplin und Motivation

Der letzte Punkt ist eigentlich ein Metapunkt, denn ohne Selbstdisziplin funktionieren auch die anderen 4S nicht. Für dauerhafte Erfolge ist folglich Selbstdisziplin unabdingbar. Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Warum ist mir die Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig?
  • Inwieweit kann ich mich dann besser auf meine Arbeit konzentrieren?
  • Wie könnte meine Arbeit in der Zukunft aussehen?
  • Was würde mein Umfeld sagen?
  • Welche verdeckten Gewinne habe ich, wenn alles beim alten bleibt (z.B. wer sucht, muss nicht arbeiten und kann sich mit gleichgesinnten über sein Chaos unterhalten oder den beliebten Spruch „das Genie usw.“ als Banner vor sich hertragen)?
  • Wie kann ich es schaffen, mich (oder mein Team) entsprechend zu motivieren?

Die Erkenntnisse können von motivierenden Zukunftsvisionen (z.B. als Grafik der Laufwege) über das Bloßlegen der eigenen Stolpersteine bis hin zu einfachen Belohnungen gehen.
Effekt: Die neue Routine wird zur alten Routine.

Literatur:

Pocket Power: 5S – Prozesse und Arbeitsumgebung optimieren. Hanser-Verlag

Comments 2

  1. Profilbild von Stephan Stockhausen
    Stephan Stockhausen

    Lieber Herr Hübler,
    spannende Idee, das Modell auf die eigene Person zu übertragen.
    Vermutlich ist es zugleich wie so oft: für die, die es eigentlich nicht brauchen, ein sehr gutes Vorgehen, für die wirklich „Bedürftigen“, mitunter einfach nur kreativen Chaoten, geht die Methode allein nicht auf.
    Zeit lässt sich leider nicht managen. Wie wir sie verbringen, also unsere Energie einbringen, hängt maßgeblich von intuitiven Entscheidungen ab. Unser Verhalten macht immer Sinn, es folgt einer Logik, denn unser Gehirn sucht Belohnungen. Sich seiner Logik bewusst zu werden, hilft mitunter nachhaltiger. Welches Verhalten will ich verändern? > Was habe ich derzeit davon, dass es so ist, wie es ist?
    Wer sich seiner eigenen mentalen Modelle bewusst wird, hat langfristig größere Chancen, Methoden aus dem klassischen Zeitmanagement oder der Optimierungsinstrumente erfolgreich einzusetzen. Und folgt dabei dem Grundsatz Einstellung und Haltung vor Methode.
    Kollegiale Grüße,
    S. Stockhausen

  2. Profilbild von Michael Hübler Post
    Author
    Michael Hübler

    Lieber Herr Stockhausen,
    danke für Ihre Anmerkungen. Sie haben recht: Um aus dem alten Trott herauszukommen, genügen ein paar neue Regeln (1-4) natürlich nicht. Damit wird der letzte Punkt der wichtigste. Hinter diesem Punkt verbirgt sich der Sinn, die Logik unseres Verhaltens, unsere Intuition. Die Intuition geht ja gerne den leichtesten Weg. Damit meine ich nicht den einfachsten, sondern den Weg, der momentan am meisten Sinn macht, sei es, weil er Energie spart oder auch Hindernissen aus dem Weg geht. Damit wird der 5. Punkt gleichzeitig der schmerzhafteste: Will ich mein Chaos behalten? Wenn ja, dann aber bitte ohne Jammern. Wenn nein: Was wären sinnvolle neue mentale Modelle, womit ich 1-4 neu angehen kann. Damit macht auch der Kreislauf im Bild wieder Sinn. Folglich ließen sich die Aspekte, die Sie aufzeigen (Mentale Modelle, Sinn, usw.) wunderbar in den Metapunkt 5 einbauen.

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